Državna služba radi! Da se ne misli da su ovdje samo uhljebi – reći će kroz smijeh jedan od djelatnika Državnog arhiva u Dubrovniku koji s kolegama već nekoliko mjeseci radi punom parom. Naime, od svibnja ove godine rade na preseljenju arhivske građe iz Sponze u novu zgradu u Gružu, poznatiju kao ex-vojarna, a kojom smo odlučili prođirati. Ravnateljica Državnog arhiva u Dubrovniku Nikolina Pozniak podsjeća da je proces rekonstrukcije i adaptacije zgrade (investicija vrijedna 50 milijuna kuna), počeo 2007. godine.
Zadnji dokumenti preuzeti su sa sudova još prije četrdeset godina. Zadnje spise Općine Grada Dubrovnika imamo s kraja ‘70-ih
Pet godina kasnije dolazi do stanke u izvođenju radova, a traje sve do potkraj 2017. godine. Objekt je sad, kaže ravnateljica, u potpunosti priveden svrsi. Uporabna dozvola stigla je 21. svibnja 2019., a već 29. svibnja počelo se s procesom selidbe građe. ‘U ovom trenutku još uvijek čekamo usklađivanje knjiga i posljednju, tj. okončanu situaciju nakon dobivanja uporabne dozvole’, rekla je Pozniak. Trebalo je proći više od deset godina kako bi vrijedna građa bila arhivirana na kvalitetan način, a Sponza konačno ‘prodisala’. Novoj zgradi ipak treba vremena da ‘zaživi’. Kompaktnija je i primjerenija za rad, ali će vam arhivisti reći kako Sponza posjeduje tu neku čar. No, svojim je kapacitetom postala premala za stvarne potrebe.
Nedostatak prostora
Stvaratelji na terenu, kako ih naziva Pozniak, s područja naše županije, svoju su arhivu čuvali i deponirali u vlastitim prostorijama. Gradivo, nastalo u posljednjih 40 godina, Državni je arhiv dužan i obvezan preuzeti. No, to nije mogao, upravo zbog nedostatka prostora u Sponzi. U njoj je inače trenutno smješteno skoro pet kilometara gradiva (4 tisuće i 900 dužnih metara), a s gradivom iz sabirnih centara u Metkoviću i Korčuli već sad imaju oko 7 i pol tisuća dužnih metara.
‘S novim prostorima dio građe će se rasteretiti’, ističe Pozniak. Tako će se dio gradiva, od 1945. pa nadalje smjestiti u novoj zgradi, dok će onaj iz razdoblja prije ostati u zgradi Sponze. Također, cilj je da arhiv Dubrovačke Republike ostane u Sponzi. Nakon što budu prenijeli navedenu građu, slijedi arhiviranje spisa sa sudova, ali i prikupljanje novog gradiva s terena.
— Zadnji dokumenti preuzeti su sa sudova još prije četrdeset godina. Zadnje spise Općine Grada Dubrovnika imamo s kraja ‘70-ih. A na terenu do 2000. godine imamo sedam tisuća i 900 metara gradiva. A gdje je još ovih 19 godina? Tu očekujemo još od 2 do 3 tisuće dužnih metara. Kapacitet naših spremišnih prostora u novoj zgradi je oko 8 tisuća i 800 dužnih metara za gradivo. A kad preselimo ovaj dio iz Sponze i zapremimo gradivo s terena, popunit ćemo se relativno brzo. No, prednost je ta što se ide prema digitalizaciji i razvoju e-arhiva – reći će Pozniak. Prethodno spomenutu čar Sponze djelatnici malo pomalo prenose u nove prostore. Odmah se može primijetiti kako u prizemlju ex-vojarne vlada ‘žiža’ zbivanja. Čak dva i pol kilometra gradiva trebaju arhivisti i tehničari ‘prebaciti’ iz Sponze i smjestiti u novu zgradu. Trenutno sele i sređuju građu Općine Grada Dubrovnika, odnosno gradivo javne uprave od ‘45. do ‘62. To je zapravo dio fonda koji nikada nije bio popisan i sređen. ‘Zato nam taj proces dulje traje’, reći će Pozniak, a potvrdit će to i voditelj Odjela javne uprave Nikša Selmani. Koliko je prošlo papira kroz Vaše ruke? Pitali smo Selmanija. ‘Ogroman broj’, reći će.
21. svibnja nova zgrada Državnog arhiva dobila je uporabnu dozvolu
— To je stvarno velika količina gradiva. Sve je bilo nesređeno zbog nedostatka prostora. Međutim, sad kad smo dobili nove prostore, iskoristili smo situaciju na način da, osim preseljenja, odradimo i sređivanje gradiva. Kao što vidite, ovo je sve trebalo od papira do papira proći, vidjeti što je pisano, kako je složeno i napraviti strukturu gradiva. To je pravi arhivistički posao – rekao je Selmani. I sve se popisuje digitalno. ‘Evo, već smo na preko dvjesto stranica popisa’, kaže. Također je istaknuo kako je dosta gradiva koje čeka na terenu i trebalo bi biti doneseno u nove prostore. Zadnja građa javne uprave Općine Dubrovnik, primljena je u arhiv zaključno sa ‘79. godinom.
— Gradivo od te godine do danas nije u arhivu, a trebalo bi biti. I to sve slijedi nakon što napravimo prvi dio posla. Postojao je ogroman zaostatak zbog nedostatka prostora. Ovo je bio najteži i najsporiji dio jer smo išli od kutije do kutije, spis po spis. Ostali dio gradiva je poprilično sređen i samo ćemo ga praktički prenijeti i uvrstiti na svoje mjesto. Jer, raznoliki su statusi gradiva. Kad sve finaliziramo, sigurno se u sljedećih 30 do 40 godina neće trebati puno raditi. Ovo se gradivo, nakon što je sve popisano, može eventualno uzeti u daljnju obradu, u takozvanu izradu sumarnih inventara kako bi građani na još kvalitetniji način imali pristup gradivu – naglašava Selmani. Od svibnja su obradili 300-injak dužnih metara gradiva (naglašavaju kako je potrebno u to uračunati i selidbu iz Sponze).
Nedostatak radne snage
Nakon što se gradivo, koje je pakirano u starim kutijama, zaprimi, priprema ga se na proces fumigacije. U komori se ispušta plin klorovodik punih sedam dana, a uzrokuje ‘ispadanje’ bakterija i gljiva iz spisa. Nakon tjedan dana, jedina zadužena i licencirana tvrtka u Hrvatskoj radi fumigaciju. Gradivo je nakon toga oslobođeno od začetnih spora do svega onoga što napada papir. Poslije fumigacije slijedi otprašivanje gradiva (u slučaju da je ostala prašina).
‘Trebat će svi na bolovanje iza’, kažemo ravnateljici. ‘Ma nitko ne boluje, stekli su ovdje jaki imunološki sustav’, rekla je Pozniak. Kad završe navedeni procesi, u posljednjoj se sobi odvija prekartoniranje u nove kutije i digitalizacija gradiva, za što su zaduženi Selmani i arhivistica Sanja Curić. Priznaje kako nedostaje ljudstva s obzirom na obujam posla. Mentorica je, kao i Selmani, mladim budućim kolegama. S njima su trenutno angažirani na dijelu popisa prvog gradiva koji seli u nove prostore. Riječ je o dva Darija, Dragu, Katiji i Maru, četvero arhivista i dvoje arhivskih tehničara. Svojim su znanjem i zalaganjem, kaže Pozniak, u ovih skoro godinu dana bili od velike pomoći. No, unatočoj mladoj snazi, ljudi svakako nedostaje. Ravnateljica ističe kako bi bilo bolje da je više osoba uključeno u proces radi brzine, efikasnosti i ažurnosti. Ali, takvo je stanje u državi jer je na snazi mjera štednje na području zapošljavanja, odnosno ne odobravaju se nova radna mjesta. A potrebe su velike jer se ipak radi o dvije zgrade koje broje ukupno 10 tisuća ‘kvadrata’.
— Nas je inače samo 20-ak koji radimo u Općem odjelu i osoba u struci. Možemo zaposliti po principu: ako dva djelatnika odu, može se zaposliti samo jedan. Iako, moram reći da smo u zadnje vrijeme imali dobru suradnju s Ministarstvom kulture te nam odobrili novih 6 radnih mjesta. Nadamo se da će Ministarstvo imati sluha za naše potrebe koje su sada, bez pretjerivanja, velike – kaže Pozniak.
Vjerni papiru
Naš đir nije tu stao. Nastavljamo dalje prizemljem i ulazimo u takozvani opći odjel arhiva gdje se među ostalim nalazi prijemni ured s računovodstvom za rad sa strankama. Tu je i informacijsko-dokumentacijska služba, ured ravnatelja i tajnika, ali i prostori za restauraciju. Restauratora još nema, kao ni drugih djelatnika koji se još nisu preselili. Jer, neće još seliti svoje urede iz Sponze. Na dvije lokacije će djelovati barem još dvije i pol godine, sve dok ciljanu građu ne presele u nove prostore.
Ovo je veliki posao, a postojao je ogroman zaostatak zbog nedostatka prostora. Kad sve finaliziramo, sigurno se u sljedećih 30 do 40 godina neće trebati puno raditi. Ovo se gradivo, nakon što je sve popisano, može eventualno uzeti u daljnju obradu, u takozvanu izradu sumarnih inventara kako bi građani na još kvalitetniji način imali pristup gradivu
— Kad gradivo Općine Dubrovnik, za koju imamo najveći broj zahtjeva, prijeđe u kompletu ovdje, tad ćemo preseliti i prijemni ured. Jer, neće imati smisla da se zahtjevi predaju u Sponzi, a da se ovdje nalazi gradivo. Dakle, kako bude selila većina gradiva, tako će se i službe sinkronizirano pratiti – ističe Pozniak. Nakom prizemlja, idemo na prvi i drugi kat gdje se nalaze spremišni prostori s kompaktus ormarima. U njih će smjestiti gradivo do 2018. godine.
— Stvaratelji gradiva trenutno su usmjereni na proces digitalizacije i stvaranje e-arhiva. To je rasterećujući trenutak jer neće biti potreban veliki kapacitet, kao što je slučaj kad je riječ o paprinatoj arhivskoj građi. No, mi smo zaista vezani za papir koji u biti jest pečat tradiciji i kulturi, odnosno to je naša prepoznatljivost. Ta građa je odraz tradicije i naše autohtonosti i svega što je dokazivo – rekla je Pozniak.
12 spavaćih prostora
‘Kakvi su bili ZET-ovci? Odlični, poštivali su kućni red’, ističe Pozniak dok smo šetali dormitorijem koji se nalazi na trećem katu. Dvanaestorici ZETovaca iznajmili su šest soba. U dormitoriju su boravili dva mjeseca i bili su, reći će Pozniak, dobri cimeri. Osim soba, u dormitoriju se nalazi salon za sastanke koji je spojen sa sobom i WC-om te mali apartman. U biti, riječ je o 12 spavaćih prostora. Na trećem se katu nalaze i uredski prostori za arhiviste i sala za sastanke, čitaonica te mala kongresna dvorana, a koje su odijeljene staklenom stijenom s upuhanim zrakom. Tu je i soba za pripremu gradiva te prostor za čitače. Prostor je prilagođen i za osobe s invaliditetom i poteškoćama u kretanju. ‘Sponza nažalost nije adekvatan prostor da bismo takvu uslugu mogli pružiti’. Iako je nemjerljiva kvaliteta rada u novim prostorima i u Sponzi, Pozniak ističe kako je ‘stari dio’ arhiva jako bitan. Naime, u 2020. bit će sto godina Arhiva u Sponzi, što će i obilježiti proslavom, najavila je ravnateljica.
33 ZAPOSLENE OSOBE
Pronašli arhivisticu latinisticu!
— Zaposlene su ukupno 33 osobe, s time što je 7 kolega dislocirano – 4 kolege su u Korčuli i 3 u Metkoviću. Od idućeg mjeseca imamo 5 novih zaposlenika. Pronašli smo i arhivisticu latinisticu. Važan je to kadar jer nakon presljenja bivše kolegice, nismo imali nikoga tko bi nam čitao dokumente na latinskom jeziku – naglašava ravnateljica Državnog arhiva u Dubrovniku Nikolina Pozniak.
KORISNICI GRADIVA
‘Neće biti zakinuti zbog procesa preseljenja’
— Kad kompletan proces preseljenja prema hodogramu aktivnosti bude okončan, na našim će stranicama biti javna objava za korisnike gradiva da će moći predavati zahtjeve, osim online, i osobno u novoj zgradi arhiva, ali i preuzimati gradivo. Svi dokumenti do ‘45. ostaju u Sponzi. To je dio gradiva koji je izuzet od Dubrovačke Republike, a pripada tom istom razdoblju. Unutar iduće dvije i pol godine, dok se prijemni ured i građa ne prenesu u novu zgradu, predavanje zahtjeva i preuzimanje gradiva održavat će se u Sponzi. Niti u jednom trenutku naši korisnici neće biti zakinuti zbog procesa preseljenja – rekla je Nikolina Pozniak.