Kriza nastala zbog koronavirusa potaknula je državni aparat na ubrzavanje procesa digitalizacije. Dugo je godina to bio jedan od primarnih ciljeva svake vlasti. No, očito je bilo potrebno izvanredno stanje kako bi se državna administracija ubrzala, a posjeti brojnim šalterima zamijenili s par klikova na Internetu. Primjer tomu su e-propusnice ili prijava u sustav Zavoda za zapošljavanje radi ostvarivanja potpore radnicima koje su
osmišljene u vrlo kratkom roku! Stoga nas je zanimalo na koji način Grad Dubrovnik i Dubrovačko-neretvanska županija razmišljaju o procesu digitalizacije i provode li je. Županiji je za dostavljanje odgovora trebalo duže vremena te ga nismo dobili do zatvaranja ovog teksta.
Manjkavost sustava
Kako nam ističu iz Gradske uprave, ‘digitalizacija i informatizacija provode se sustavno i sveobuhvatno na razini Grada Dubrovnika’. Do sada su napravljeni određeni koraci, a ono s čime se ova gradska uprava susrela na početku mandata, kažu, bile su ‘brojne poteškoće i nedostaci informatičkog sustava Grada Dubrovnika’. Sustav je bio zastario, odnosno činio ga je ‘skup različitih programskih komponenti i tehnoloških rješenja na zastarjeloj bazi i tehnologiji’. Grad Dubrovnik, ističu dalje, nije imao jasno definirane, kao ni popisane poslovne procese rada kako bi se uopće započelo s primjenom naprednih tehnologija i digitalizacijom. Poznato je, naglašavaju, i kako u samom početku rada nisu mogli isplatiti plaće djelatnicima ‘zbog same zastarjelosti, otežanog održavanja i manjkavosti sustava’. U području upravljanja dokumentima koristila su se rješenja samo za pojedine postavke. Nepovezanost i nedigitaliziranost samih dokumenata, njihovo nepronalaženje u potrebnom trenutku otežavalo im je poslovanje i smanjivalo učinkovitost odrađivanja poslovnih procesa. Postojanost prevelike količine dokumenata, održavanje velike količine printnih uređaja, ogromni troškovi printanja zbog dostave na potpis i drugi kompleksni procesi oduzimali su im puno vremena i imali su gotovo nikakvu kontrolu nad poslovanjem.
-Grad Dubrovnik je imao potrebu za poboljšanjem situacije, a ciljevi su nam uštedjeti vrijeme, energiju i novac te doprinijeti povećanju učinkovitosti poslovanja, smanjenju operativnih troškova, veću mogućnost analize podataka, sigurnije čuvanje podataka i dovođenje do manjih mogućnosti ljudskih pogrešaka kao i sama transparentnost podataka – istaknuli su iz Grada Dubrovnika.
Popisani poslovni procesi
Sami početak procesa digitalizacije na razini Grada Dubrovnika bio je nabava nove informatičke opreme koja bi mogla pratiti uvođenje novih tehnologija.
-Tako je Grad Dubrovnik nabavio Cluster sustav kako bi povećao izvedbu, dostupnost, mogućnost dinamičke i transparentne nadogradnje bez utjecaja na izvođenje aplikacija i rada djelatnika, cjelovitost sustava, brzu komunikaciju, jednostavno programsko sučelje i brže izvođenje aplikacija, što je dovelo do uštede značajnih financijskih sredstava povećanjem raspoloživosti i upravljanjem – ističu iz Grada Dubrovnika. Naime, kako navode, prije, kad bi jedan sustav bio u kvaru, to bi onemogućavalo daljnje izvršavanje zadataka sve dok se kvar na sustavu ne popravi. Uvođenjem nove tehnologije to se izbjeglo, ‘odnosno kad pojedini čvor cluster sustava postane privremeno nedostupan zbog kvara, njegove zadatke preuzimaju ostali dostupni čvorovi tako da djelatnik ne primjećuje kvar niti isto utječe na izvođenje aplikacija’, objašnjavaju.
-Danas Grad Dubrovnik ima sve popisane poslovne procese rada svih upravnih odjela kao i donesene naputke za postupanje s istima unutar samog sustava – ističu iz Gradske uprave. Uspostavljen je Cloud aplikativni sustav kao podrška svim poslovnim procesima, u radu i upravljanju dokumentima, predmetima, postupcima, radnim tokovima, registrima i digitalnom arhivom, proračunom, javnom nabavom, ulaznim računima, platnim nalozima i projektima te imovinom. Uspostavljen je i financijsko-računovodstveni sustav, riznica, potrebna za rad za upravljanje financijama i svim propisanim funkcijama, nomenklaturi i klasifikaciji proračunskog računovodstva, planiranje proračuna i nabave te praćenje njihova izvršenja po upravnim odjelima, prihoda i rashoda, financijama i računovodstvom korisnika proračuna, proračunskim sredstvima i drugom imovinom proračunskog korisnika, upravljanja ljudskim resursima i zaradama, osnovnim sredstvima i materijalnim poslovanjem, praćenje realizacije programa, projekata i radnih naloga do željene razine analitičnosti i uporabu lokacijskih klasifikacija kao i sami nadzor u realnom vremenu.
Lakši rad tijekom epidemije
Djelatnici su tako rasterećeni nepotrebnih obrada, knjiženja i usklađivanja koje obavljaju programi prema pravilima koje unose ovlaštene osobe.
-Troškovi se prate po svim fazama nabave i vrstama prihoda od trenutka nastajanja putem određenog ugovora ili narudžbenice, do samog plaćanja te knjiženja. Računi se digitalno ovjeravaju te je uz svaki priložena proizašla narudžbenica ili ugovor te postoji i vidljiva je jasna linija ovjera – navode iz Gradske uprave.
Razvojem Cloud tehnologije svi su podaci pohranjeni na jednom mjestu i dostupni za pregled, uređivanje i izradu novih s bilo koje lokacije, uz uvjet da postoji internetska veza, lakša izrada izvještaja, lakše pronalaženje potrebnih dokumenata i informacija.
-Uvelike nam je olakšala rad i nastavak redovnog poslovanja u trenucima novonastale krize s COVID 19 i omogućila nesmetan rad od kuće – naglašavaju i dodaju:‘Svaki poslovni proces prati određena dokumentacija, gdje nam je sama digitalizacija dokumenata omogućila znatno smanjenje troškova izrade, slanja i arhiviranja dokumenata’.
-Slanjem dokumenata kroz sami sustav, postoji uvid u status poslanog dokumenta, gdje primatelj potvrđuje preuzimanje i radi po dokumentu, protok dokumentacije, odobravanje i kontrola, evidentiranje i arhiviranje dokumentacije na jednom mjestu u digitalnom obliku. Osim značajne financijske uštede, veliki je doprinos u brzini protoka i razmjeni dokumenata – rekli su iz Grada Dubrovnika. Digitalizacija je, govore nam,’znatno olakšala rad zaposlenika oslobađajući ih ručnog rada i ponavljajućih zadataka čime zaposlenici imaju više vremena i energije posvetiti se donošenjem novih rješenja koja će pomoći u razvoju poslovanja gradske uprave’.
Platforma za građane
‘Uspostavili smo sustav evidencije radnog vremena i kontrolu pristupa’, ističu dalje. Naime, precizna evidencija radnog vremena osnova je, ističu, ‘za sveobuhvatno planiranje i organiziranje rada te upravljanje radnim vremenom, prisutnostima i odsutnostima zaposlenika te pripremu podataka za obračun plaća zaposlenika’.
-Kontrolom pristupa reguliramo pravo pristupa u pojedine prostorije kao što su server sobe. Sustav je u potpunosti modularan te je integriran sa sustavom videonadzora – naglašavaju. Također, uspostavljen je sustav eGlasanje za praćenje rada i elektronsko glasovanje gradskog vijeća, ‘na suvremen način, brzo, pouzdano i transparentno i što je najvažnije bez ogromne papirologije’, istaknuli su.
-Proces digitalizacije je složen i dugotrajan posao koji treba raditi po segmentima, obuhvaća sve procese i zahtjeva uključenost svih djelatnika, njihovu edukaciju i privikavanje na drugačiji način rada i upotrebu novih rješenja – ističu iz Grada Dubrovnika.
Također, naglašavaju kako će, nakon što ‘HT kao ugovorni partner Grada Dubrovnika završi s potpunom integracijom informacijskog sustava Grada Dubrovnika otvorit će se platforma za građane s jasno vidljivim dnevnim troškovima, a za navedeno potrebno je u potpunosti provesti sve korake digitalizacije gradske uprave’. Točni vremenski rok završetka projekta digitalizacije nismo dobili. Gradonačelnik Mato Franković na sjednici Gradskog vijeća krajem 2018. godine naglasio je da će ‘svaki djelatnik biti vezan za računalni sustav te će se moći jasno pratiti rad svakog djelatnika, što i kako radi’. Dodao je i da ‘ako se pokaže da dio djelatnika provodi manje vremena u sustavu nego se očekuje, oni će biti višak i ta će se radna mjesta morati ukinuti’. Hoće li se i kada na ovaj način postupati, bilo je naše pitanje, no odgovor nismo dobili.
Geografsko-informacijski sustav
Gradska uprava je nadogradila i dopunila postojeći Geografsko-informacijski sustav (GIS) Grada Dubrovnika novijim i preciznijim snimkama. Uz nove mogućnosti pregleda i pretrage, 3D prikaze i modernizaciju, unaprijeđeni sustav olakšava građanima dostupnost informacija i komunikaciju s gradskom upravom. Grad u tri dimenzije višenamjenski je alat koji služi za potrebe planiranja, upravljanja, ali jednako tako i za zaštitu prostora grada. Omogućen je alat kojim će se moći strateški upravljati vrijednim resursima grada u svim aspektima, od zaštite prostora, energetske učinkovitosti, mogućnosti izrade solarnih potencijala i dr. Sustav na jednom mjestu sadrži sve evidencije prostorno-planskih podataka, komunalne infrastrukture, imovine i cesta u izvrsnom 3D formatu – napisali su iz Gradske uprave.
Iz tiskanog izdanja DuLista od 29. travnja 2020.